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南通市行政处罚案件文件材料归档整理暂行办法

2012/2/8 15:53:53


第一条   为进一步加强对我市行政处罚案件(以下简称案件)文件材料归档整理工作的管理,更好地发挥案件档案在依法行政中的作用,依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》以及国家档案管理业务规范的有关规定,结合本市实际,制定本办法。

  第二条   本办法适用于南通市行政区域内具有行政处罚权的行政执法机关案件文件材料的归档整理和管理。国家、省驻通行政执法机关可参照执行。

  第三条  案件形成的主要共性归档文件材料包括:

  (一) 简易程序案件归档文件材料

  1.结案审批表

  2.当场处罚决定书

  3.现场勘验笔录

  4.罚没款收据

  5.其他文件材料

  (二) 一般程序案件归档文件材料

  1.结案审批表

  2.处罚决定书

  3.立案审批表

  4.调查询问笔录

  5.现场勘验笔录

  6.行政处罚审批表

  7.行政处罚告知书

  8.送达回证

  9.罚没款收据

  10.其他文件材料

  (三)具有听证程序的案件,在一般程序案件归档文件材料的行政处罚告知书后增加以下文件材料:

  1.听证意见书

  2.听证告知书

  3.听证申请书

  4.听证通知书

  5.听证公告

  6.听证笔录

  7.其他文件材料

  实物、声像等非纸质材料须形成说明性材料一并归档,同时在备考表中注明非纸质材料的相关管理情况。

  第四条  案件归档文件材料必须齐全、完整、准确,字迹必须工整、清晰、耐久。书写的文件材料应当使用碳素或蓝黑墨水等耐久的材料书写;电脑打印的文件材料,应当采用激光打印机打印,不得用色带打印机等不耐久材料打印。

  第五条  案件归档文件材料应由案件承办人员在案件结案后三个月内归档,由承办部门明确专人负责整理后于次年一季度移交单位综合档案室集中统一管理。移交前应由承办部门负责人对案件文件材料的真实性、完整性进行审核,并会同本单位档案部门对档案整理的质量进行检查;移交时应编制移交清册,办理移交手续。

  第六条  案件档案的整理必须遵循文件材料的形成规律和特点,保持案件文件材料的有机联系,每个案件形成的成套文件材料应集中立卷,便于保管和利用。

  第七条  案件档案的分类可以采取年度案件等方法进行。行政处罚案件档案的类目名称定为"行政处罚类"

  第八条  案件文件材料按照简易程序和一般程序两个类别分别整理。简易程序案件可数案合并立卷。一般程序案件依照不同情况立卷,一般的可一案一卷;个别案情复杂的可一案数卷;有的也可根据利用需要分正卷和副卷,正卷为行政处罚中具有法律证据效力的文件材料,副卷为承办案件中形成的有关内部情况的文件材料。

  第九条  卷内文件材料的排列,按照结论性文件材料、证据性文件材料和其他有关材料的顺序,结合行政执法程序流程、文件材料形成时间和重要程度排列,其次序按本规定第三条执行。

排列时必须遵循正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后的规则。

  第十条  卷内文件材料应当按照排列顺序依次编写页号。页号统一用铅笔编在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角。

  每个案卷均须填写卷内文件目录和备考表,要求规范准确。

  案卷标题应完整揭示卷内文件内容,简明确切。标题一般由当事人(全称)、事由等组成。

  档号由机关档案室统一编制填写。

  第十一条  案卷装订前,应将卷内文件材料去掉金属物,对已破损的文件材料应予修复,若文件材料纸张规格过大,应按规定折叠;若文件材料纸张规格小于

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