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关于印发《如东县农民专业合作社档案管理暂行办法》的通知

2012/2/8 15:58:39


中共如东县委农村工作办公室

bet365亚洲官方

 

东档[201010

 

 


关于印发《如东县农民专业合作社

档案管理暂行办法》的通知

 

各镇党委、政府,各区党工委、管委会:

为加强如东县农民专业合作社档案管理,规范农民专业合作社的运行和发展,维护合作社档案完整和安全。中共如东县委农村工作办公室与bet365亚洲官方根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等规定,并结合我县的实际情况,制定了《如东县农民专业合作社档案管理暂行办法》、《农民专业合作档案管理制度》和《文件材料归档范围和保管期限表》。现印发给你们。希望各镇党委和政府加强农民专业合作社档案工作的监督和指导,各地的农民专业合作社按此《办法》的要求,做好建档工作,促进合作社健康发展。

 

OO年七月二十三日

 

如东县农民专业合作社档案管理暂行办法

 

第一章   

  第一条  为加强如东县的农民专业合作社档案管理,规范农民专业合作社发展,维护档案完整和安全,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等规定,制定本办法。

  第二条  本办法所称的农民专业合作社(以下统一简称合作社)档案,是指合作社在社务活动、生产管理、经营管理等活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

  第三条  本办法适用于在如东县范围内合作社。

  第四条  做好合作社档案工作是规范合作社各项管理制度的一项基础性工作,是促进合作社健康发展的一项重要措施,是维护社员根本利益的有效保证,对于全面建设小康社会具有重要的意义。各合作社要把档案工作纳入合作社的议事日程,切实解决档案工作中的实际问题,把合作社规范建档列入合作社规范化建设内容。

  第五条  各镇的专(兼)职人员和涉农站所应当加强对合作社档案工作进行指导和服务,帮助合作社规范档案管理。

第二章  档案机构、人员和职责

  第六条  各合作社应设立综合档案室,对合作社档案实行集中统一保管,确保档案的完整、安全和有效利用。

  第七条  各合作社档案管理工作应明确分管领导,有专(兼)职档案员负责管理本合作社各类档案,档案管理人员应经过档案业务培训。

  第八条  档案工作人员的基本职责:

  (一)贯彻执行国家有关方针、政策和档案工作的法律、法规,遵守合作社档案工作的各项规章制度;

  (二)对本合作社各部门文件材料的形成、积累工作进行监督指导;

  (三)集中统一管理本合作社的档案,做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

  (四)编制各种检索工具,积极开发档案信息资源。

第三章  文件材料的收集、整理、归档

  第九条  各合作社要根据《农民专业合作社文件材料归档范围和保管期限》的规定,对合作社工作中形成的各种载体的文件材料进行及时归档、整理和集中保管,特别是股权情况登记材料、清产核资材料、股份量化材料、合作社章程和股东股权签署材料等一系列工作中形成的材料以及成员代表大会、董事会、监事会讨论决定的事项,都要及时形成书面记录并归档保存。归档的文件材料必须齐全、完整、准确,档案制成材料符合档案长期保管的要求,并具有法律效用。任何个人不得将应归档文件材料据为己有或擅自销毁。

  第十条  合作社归档文件材料的来源:

  (一)合作社内部形成的文件材料;

  (二)合作社执行、办理的文件材料;

  (三)合作社引进项目形成的文件材料;

  (四)合作社参与的合作项目,合作单位按要求应向合作社提交的文件材料。

  第十一条  归档的文件材料主要包括纸质文件、电子文件、声像及实物等。

  第十二条  归档时间:

  (一)管理性文件材料一般应在办理完毕后的次年六月底前归档;

  (二)合作社人员外出参加社务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档;

  (三)基建项目等项目文件材料,应在其项目鉴定、竣工验收后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档;

  (四)外购设备仪器文件材料,应在设备开箱验收或接收后及时登记,安装调试后归档;

  (五)会计文件材料在会计年度终了后由会计人员整理保管一年,于次年三月底前向综合档案室移交归档;

  (六)照片与底片在活动结束后的一个月内,由拍摄者编写说明后一并归档;

  (七)电子、声像和实物档案等其他门类和载体的文件材料,应在活动结束或办理完毕后随时归档。

  第十三条  下列文件材料应随时归档:

  (一)变更、修改、补充的文件材料;

  (二)合作社内部机构变动和股东股权变动形成的文件材料;

  (三)其他临时活动中形成的文件材料。

  第十四条  归档质量要求:

  (一)归档的文件材料应完整、准确、系统,字迹工整,载体和书写材料要符合耐久性要求,不得使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件;

  (二)归档的文件材料应为原件,特殊情况下可用复印件或抄件归档。文件材料归档后不得更改;

  (三)归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档;

  (四)非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

  第十五条  综合档案室的各种门类、载体的档案应进行统一分类、排列、编号和编目。

  第十六条  合作社各类档案按下列规则进行整理:

(一)文书档案按年度-问题分类,以卷为单位整理。有条件的合作社可按件整理;

(二)会计档案按年度和报表、账册、凭证等形式分类整理;

(三)基建档案按工程项目分类整理;

(四)设备仪器档案按型号分类整理;

(五)声像档案按载体形式分类整理;

(六)实物档案按实物形式,以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号整理;

  (七)其他各种专门档案按有国家关规定整理。

第四章  档案的管理和利用

  第十七条  合作社应配置有专用档案库房和档案装具,(暂不具备设立综合档案条件,可将合作社档案橱柜存放在村部),有必要的档案防护设施,档案库房应具有防盗、防火、防潮等安全要求,保证档案的安全。

  第十八条  档案人员应定期对库房内档案保管情况进行全面检查,发现问题及时采取补救措施。

  第十九条  合作社档案应对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案进行登记造册后,按有关规定销毁。禁止擅自销毁档案。

  第二十条  根据合作社的发展,积极采用先进技术,逐步实现档案管理现代化,有条件的合作社可以配备档案管理专用计算机应用软件。

  第二十一条  合作社综合档案室应建立档案统计台帐,对档案的收集和移出、保管数量、销毁等情况进行及时、准确的统计和登记。

第五章 奖励与处罚

第二十二条 在合作社档案的收集、整理、保护、开发利用和现代化管理中,档案人员做出显著成绩的,应给予表彰和奖励。

第二十三条 在合作社档案管理过程中档案人员玩忽职守,造成档案损失的,应给予批评教育或处分,并按有关规定责令赔偿损失。

第六章   

第二十四条  文书档案按照国家行业标准《归档文件整理规则》整理。

第二十五条  会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》管理。

第二十六条   基建档案参照执行国家行业标准《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》。

第二十七条  照片档案、电子档案按国家行业标准《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》管理。

第二十八条  其他档案按国家有关行业标准执行。

第二十九条 本暂行办法自颁发之日起实行。

 

 

 

 

 

 

 

农民专业合作社

文件材料归档范围和保管期限表

 

一、合作社注册登记、资产证明、税务登记、产品等级、房产、土地使用等各种资质证书。       (永久)

二、合作社社员登记表和社员名册,社员入(退)社的申请和合同;制定的章程及议事规则等文件材料。(永久)

    三、合作社工作计划、工作总结、重要活动方案、党政领导和有关社会各界代表的讲话发言。     (永久)

    四、合作社社员、社员小组、工作机构的请示报告,筹备工作方案、设立人的签名、工作组人员名册、申请报告,核准批复、成立合作社、选举理事长、监事长、招聘工作人员的通告、方案等文件材料。         (永久)

 五、合作社的社员(代表)大会、理事会、监事会的记录和会议决议。                (永久)

六、合作社项目标准化产生、规范经营、农产品记录、质量安全管理、信用管理、技术培训等。    (定期)

七、合作社部各种管理制度、对外经验交流材料,社员来信来访材料,以及往来的各种文件材料。   (定期)

八、合作社有关财务管理、盈余分配、亏损处理方案、年度业务报告、对合并、分立、解散、清算等作出的决议、成员变动、财务审计及审计报告、意见等文件材料。(永久)

九、有关合作社生产经营的补贴政策、税收优惠、资金、科技、人才的扶持及政策引导措施。      (定期)

十、合作社所签订的各种合同、协议及公证书等材料;

10.1重要的               (永久)

10.2一般的               (定期)

十一、合作社产品市场信息和预测、市场分析、用户调查、用户基本情况台帐、产品销售、广告宣传、网站建设、售后服务等文件材料。            (定期)

十二、合作社项目申报材料、商标注册。  (定期)

十三、合作社在生产经营活动过程中形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料。 (永久、定期)

十四、合作社设备及固定资产登记和统计资料,人员工资、社会保险等文件材料。          (永久)

十五、上级领导视察、检查本合作社形成的相关材料(含照片、录音、录像等)以及有关部门或个人赠送给本合作社的牌匾等实物。             (永久、定期)

    十六、本合作社受上级表彰、奖励的文件材料(含奖状、证书、锦旗、奖杯、聘书、任命书、照片等)。  (永久)

十七、新闻媒体报道本合作社的文稿、剪报及声像资料

(定期)

十八、其他有保存价值的各种资料。  (永久、定期)

 

 

 

 

 

 

农民专业合作社档案管理制度

 

一、为推进农民专业合作社档案管理工作的规范化、制度化,保障档案的安全保管,特制定本制度。

二、合作社档案包括合作社年度计划、发展规划、会议记录(纪要)、往来函件、购销合同及协议等各种文书档案;包括会计凭证、会计账簿、财务报表等会计档案、包括产品研发、申报、核准、生产、销售等经营过程中形成的产品档案及声像档案、实物档案、设备档案、基建档案、电子档案等。

三、合作社办公室负责合作社档案工作,负责档案的收集、整理和保管工作。

四、凡归档的文件资料必须完整、真实,遵循文件的形成规律,进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。

五、归档材料必须用蓝色或黑色钢笔书写,文字清晰,对于确实不能使用原件者,应使用复印件归档。

六、整理的材料须统一规格:

1)书面材料以A4型纸为统一规格;

2)除书面材料外应备份电子文档、电子文件;

3)照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等,与书面材料分开存放。

七、档案的查(借)阅必须严格履行登记手续,注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等。对于会计凭证、会计帐簿和重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。

八、任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为。

九、合作社按照国家规定确定档案保管期限。档案保管期满需要销毁时,由档案保管人员、财务人员、社长共同鉴定,严格审查,编造档案销毁清册,经社员(代表)大会同意后销毁。

十、合作社应配备专门的档案柜架和必要的温湿度控制、防鼠、防光、防尘、防盗等设施设备,对档案实行集中管理,确定专人负责档案保管和文档的传递。

 十一、档案保管人员离任要编制移交清单,移交人、接收人、监交人要签字盖章。

 

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